Quelle que soit leur utilisation, les voitures de société ont une grande importance au sein d’une société. En général, elles permettent de récompenser les efforts des salariés ou faciliter leur travail. Néanmoins, cet avantage peut très vite devenir source de problèmes si l’entreprise possède de nombreux véhicules. Découvrez dans ce guide tous nos conseils pour une meilleure gestion de votre flotte automobile.
Qu’est-ce qu’une flotte automobile ?
Une flotte automobile fait référence à tous les véhicules à la disposition d’une entreprise ou toutes les voitures que les salariés d’une organisation utilisent. On en distingue plusieurs formes :
- des voitures de service ;
- des véhicules utilitaires ;
- des voitures de fonction ;
- des camions ;
- des deux-roues.
Plus précisément, un parc automobile désigne tous les engins permettant d’assurer les déplacements professionnels des salariés.
Tâches du gestionnaire du parc automobile
Déléguer la responsabilité de la flotte automobile à un fleet manager est une alternative idéale quand la taille de votre société le demande. La gestion de votre flotte automobile par ce professionnel est la garantie d’une meilleure productivité. En effet, son principal rôle consiste à organiser l’entretien des véhicules, à souscrire le contrat ou à gérer les conducteurs. Ses principales missions se résument à :
- la gestion des véhicules ;
- la gestion administrative ;
- la gestion financière ;
- la gestion des conducteurs.
Les enjeux d’une bonne gestion de parc automobile
Pour assurer la bonne gestion de votre flotte automobile, il est impératif d’adopter une stratégie. Cela permettra d’améliorer les coûts de transport de votre société, de réaliser des économies et d’optimiser la productivité de l’entreprise. Donc, vous devez faire très attention :
- à la sécurité de vos employés en instaurant des règlements stricts et légaux ;
- au respect de l’environnement avec les contraintes d’émission de gaz polluants ;
- à la baisse des coûts sur le long terme.
Bien optimiser sa gestion de flotte automobile
Il existe plusieurs points à considérer pour optimiser la gestion de votre parc automobile :
Utiliser des outils de gestion du parc automobile
Un outil de gestion adapté possède de nombreux avantages. C’est une solution idéale pour gagner du temps et pour améliorer la productivité. D’ailleurs, cette pratique est soutenue par la loi sur la géolocalisation des véhicules d’entreprise.
Les GPS sont l’une des solutions les plus courantes. Vous pouvez opter pour un GPS intégré dans les voitures pour que les employés puissent limiter leur temps de déplacement. On distingue aussi des logiciels de suivi de flotte. La géolocalisation est une excellente alternative pour surveiller le comportement des employés au volant ou les itinéraires. Ces outils proposent des informations utiles et précises permettant de faciliter les prises de décision. Ensuite, vous pouvez déterminer la meilleure stratégie pour votre parc.
Réaliser un audit pour optimiser
Pour mieux gérer la flotte automobile, il est essentiel de connaître les éventuels dysfonctionnements. C’est une étape indispensable pour déterminer les forces et les faiblesses de votre entreprise. De cette manière, il serait plus facile de déterminer les changements à apporter concernant l’usage des véhicules de société.
Contrôler l’utilisation des véhicules
Pour optimiser la gestion d’une flotte automobile, un petit contrôle s’impose :
- par rapport au kilométrage : au moment de dépasser les limites stipulées dans le contrat de kilométrage, le coût additionnel est assez onéreux.
- par rapport à l’état des véhicules : pour éviter des frais supplémentaires au moment de la restitution des véhicules, il est important de les rendre en bon état, notamment au niveau de la carrosserie.
Logiciel de gestion de parc automobile : une excellente alternative
Les logiciels de gestion de flotte automobile permettent de réserver les véhicules de l’entreprise. Ils proposent aussi de nombreuses informations sur le parc de la société, notamment :
- les cartes grises ;
- les fiches descriptives de tous les véhicules ;
- les statistiques : accidents et réparations, le nombre de kilomètres parcourus, etc ;
- les informations sur le profil de chaque conducteur autorisé.
Ces différents éléments garantissent un processus de réservation simplifié et rapide. C’est aussi un moyen permettant aux salariés de réserver un véhicule adapté à leurs besoins.